Privacy Policy / Politique de confidentialité

“Personal Information” means information about an identifiable individual. For clarity, information that by itself cannot be connected to an identifiable individual is not considered Personal Information.

« Renseignements personnels » signifie toute information concernant une personne identifiable. Il est important de noter que les renseignements qui en soi ne peuvent pas être liés à une personne identifiable ne sont pas jugés être des Renseignements personnels.

Square One collects and uses your Personal Information for the purpose of:

1. promoting, offering, quoting, and selling insurance to you;
2. improving our website and the various services offered to you on it;
3. processing and administering your insurance policies for which we act as your agent;
4. adjudicating your insurance claims;
5. contacting you in compliance with the law; and,
6. complying with the law.

We will limit the Personal Information we collect about you to that which is needed to meet these purposes.

Please be aware that, as part of our use of your Personal Information, we may transfer it for processing in jurisdictions outside of Québec (if you are a Québec customer)and Canada, which may not have laws that provide privacy protections that are substantially similar to those in Québec or Canada.

Square One recueille et utilise vos Renseignements personnels à des fins suivantes :

1. pour vous promouvoir, vous offrir, vous proposer une soumission et vous vendre l’assurance;
2. pour améliorer notre site Web et les divers services vous proposés sur celui-ci;
3. pour traiter et gérer vos polices d’assurance pour lesquels nous agissons à titre de votre agent;
4. pour régler vos réclamations d’assurance;
5. pour communiquer avec vous conformément aux lois en vigueur; et
6. pour se conformer aux lois en vigueur.

Nous recueillons seulement les Renseignements personnels nécessaires pour combler les objectifs indiqués ci-dessus.

Sachez que, dans le cadre de notre utilisation de vos Renseignements personnels, il est possible que, à des fins de traitement, nous les transférions à des territoires de compétence à l’extérieur du Québec (si vous êtes un client au Québec) et du Canada qui pourraient ne pas avoir des lois de protection des renseignements personnels sensiblement semblables aux lois québécoises ou canadiennes.

We will only disclose your Personal Information to:

1. the insurer and/or reinsurer of your policy to underwrite your policy, adjudicate claims, fulfill its obligations under your policy, and comply with the law;
2. independent contractors of Square One or your insurer to investigate, assist with, or adjudicate your claim;
3. consumer reporting agencies and appropriate regulatory or industry entities, as governed by the law;
4. Square One’s service providers who will anonymize/de-identify the Personal Information for the purposes of product development, in strict compliance with this Privacy Policy, applicable law, and confidentiality and security measures;
5. any other third party, if the disclosure is reasonable for the purposes of detecting, suppressing, or preventing fraud that is likely to be committed;
6. any other third party, if authorized to do so by the law; and,
7. any other third party, if you provide us with your express consent to do so.

Nous ne divulguerons vos Renseignements personnels qu’aux personnes et aux organisations suivantes :

1. L’assureur et/ou le réassureur de votre police pour souscrire votre police, régler les réclamations, respecter ses obligations conformément à votre police et pour se conformer aux lois en vigueur;
2. Les entrepreneurs indépendants de Square One ou de votre assureur pour enquêter sur, aider à résoudre, ou régler votre réclamation;
3. Les agences de renseignements sur la consommation et les entités de réglementation et sectorielles appropriées régies par les lois en vigueur;
4. Les fournisseurs de service de Square One qui rendront anonyme /dépersonnaliseront les Renseignements personnels à des fins de développement de produits, conformément à la présente Politique de confidentialité, aux lois en vigueur et aux mesures de confidentialité et de sécurité;
5. Tout autre tiers, si la divulgation est raisonnable dans le but de déceler, de supprimer et d’empêcher une fraude probable;
6. Tout autre tiers autorisé par les lois en vigueur; et
7. Tout autre tiers, à condition que vous nous donniez votre autorisation expresse.

We collect your Personal Information:

1. during all telephone conversations you have with us, which we will record only with your express consent for our mutual protection and to improve the service we offer to you;
2. from all written and electronic communications that you have with us;
3. when you use our website or mobile app;
4. from any publicly or commercially available source of information; and,
5. from consumer reporting agencies with your consent as required by the law.

By volunteering your Personal Information to us, you are providing your consent for us to collect, use and disclose your Personal Information as described in this Policy. If you provide us with Personal Information about others, you represent that you have obtained their consent for us to collect, use and disclose their Personal Information as described in this Policy.

We will make every reasonable effort to keep your Personal Information accurate and up to date.

Our employees and/or independent contractors, and the employees and/or independent contractors of our insurer and/or reinsurer, will have access only to the personal information they need to perform their duties.

Nous recueillons vos Renseignements personnels sont recueillis :

1. pendant toutes les conversations téléphoniques que vous avez avec nous. Pour notre protection mutuelle et dans le but d’améliorer le service que nous vous offrons, nous n’enregistrerons ces conversations que si vous nous donnez votre consentement exprès;
2. lors des communications écrites et électroniques entre vous et nous;
3. quand vous utilisez notre site Web ou notre appli mobile;
4. des sources d’information publiques ou commerciales; et
5. des agences de renseignements sur la consommation régies par les lois en vigueur.

Le fait de nous fournir vos Renseignements personnels signifie que vous nous autorisez à recueillir, à utiliser et à divulguer vos Renseignements personnels en vertu de la présente Police. Si vous nous fournissez des Renseignements personnels des tiers, vous constatez que vous avez obtenu leur consentement pour que nous recueillions, utilisions et divulguions leurs Renseignements personnels en vertu de la présente Police.

Dans la mesure du possible, nous ferons en sorte que vos Renseignements personnels soient exacts et à jour.

Nos employés et/ou nos entrepreneurs indépendants, et les employés et/ou les entrepreneurs indépendants de notre assureur et/ou notre réassureur, n’auront un accès qu’aux renseignements personnels dont ils ont besoin pour exécuter leurs fonctions.

We retain your Personal Information for as long as necessary to meet our obligations to you and our legal, regulatory, and contractual obligations. We are subject to various provincial and federal laws and regulations with different minimum retention periods, including limitation periods, which may vary depending on the circumstances. Therefore, we may retain your Personal Information for as long as it serves its identified purpose, even if you are no longer a customer with us.

Nous conservons vos Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire afin de respecter nos obligations à vous et nos obligations juridiques, réglementaires et contractuelles. Nous sommes soumis à des lois et règlements provinciaux et fédéraux ayant différentes périodes de conservation minimum, y compris les périodes de restriction, qui peuvent varier selon les circonstances. Par conséquent, il est possible que nous conservions vos Renseignements personnels pendant aussi longtemps qu’ils servent l’objectif déterminé, même si vous n’êtes plus client chez nous.

Subject to applicable laws, once your Personal Information is no longer required for the purposes for which it was collected, we will dispose of, de-identify, or anonymize that Personal Information.

Sous réserve des lois en vigueur, une fois que vos Renseignements personnels ne seront plus requis pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis, nous détruirons, dépersonnaliserons ou rendrons anonymes vos Renseignements personnels.

When you use our website or our mobile app, we may place cookies on your device. A cookie is a piece of data stored on your device by the website you visit and collects information such as your IP address and details about your device, operating system, browser, and browsing preferences. This information is saved by your browser for the next time you visit the webpage. You can opt out by setting your browser settings to disable cookies. However, this may prevent you from accessing parts of our website or mobile app or prevent parts of our website or mobile app from working as intended.

We use cookies to improve the user experience by allowing us to recognize you when you return to our website or mobile app, collect information about how you use our website or mobile app, and to enable services offered through our website or mobile app. For example, when you enable cookies on your browser, our website will recognize that you already started a quote and will make it easier for you to continue that quote.

Lorsque vous consultez notre site Web ou notre appli mobile, il est possible que nous mettions des témoins sur votre appareil. Un témoin est un morceau de données sauvegardé sur votre appareil par le site Web consulté. Un témoin recueillit des renseignements, comme votre adresse IP et des détails sur votre appareil, son système d’exploitation, votre navigateur et vos préférences de navigation. Ces données sont conservées sur votre navigateur pour la prochaine fois que vous consultez la page Web. Vous pouvez refuser les témoins en les désactivant dans les réglages de votre navigateur. Toutefois, ceci pourrait vous empêcher d’accéder à des parties de notre site Web ou de l’appli mobile ou empêcher des parties de notre site Web ou appli mobile de fonctionner comme prévu.

Nous utilisons les témoins pour améliorer l’expérience de l’utilisateur en vous reconnaissant quand vous revenez à notre site Web ou notre appli mobile, en recueillant des données sur la manière dont vous utilisez notre site Web ou appli mobile et en privilégiant les services offerts par l’entremise de notre site Web ou appli mobile. Par exemple, si vous activez les témoins sur votre navigateur, notre site Web saura que vous avez déjà commencé une soumission et facilitera la poursuite de la soumission.

When you use our website or our mobile app, Google and other select advertisers may place cookies on your device. These cookies allow us to display online advertisements to those who visited our website. We cannot identify specific users with these cookies.

Google can associate your browsing history, IP address and device information with your Google account to personalize ads; other advertisers can do the same. To better protect your privacy, and to prevent online advertising, you can:

1. disable third-party cookies;
2. opt out of digital advertising by visiting the National Advertising Institute or Digital Advertising Alliance websites;
3. update your Google ads settings; and,
4. opt out of Google Analytics.

Google Analytics is a tool used to collect your browsing history on our website. More information on Google Analytics is available by reviewing its Terms of Use and Google’s Privacy Policy.

We may use website traffic data from Google Analytics to help us understand how visitors use our website and mobile app, evaluate, and improve the effectiveness of our marketing campaigns, and to improve the user experience.

Pendant que vous utilisez notre site Web ou notre appli mobile, il est possible que Google et d’autres annonceurs placent des témoins sur votre appareil. Les témoins nous permettent d’afficher des publicités en ligne auprès des visiteurs de notre site Web. Nous ne pouvons pas identifier des utilisateurs spécifiques à l’aide des témoins.

Google, comme d’autres annonceurs, peut associer votre histoire de navigation, votre adresse IP et l’information sur votre appareil avec votre compte Google afin de personnaliser les publicités. Pour mieux protéger vos renseignements personnels et pour empêcher les publicités en ligne, vous pouvez faire ce qui suit :

1. Désactiver les témoins tiers;
2. Vous retirer de la publicité numérique en consultant le site Web du National Advertising Institute ou de l’Alliance de la publicité numérique du Canada;
3. Mettre à jour vos réglages dans Annonces Google; et
4. Désactiver Google Analytics.

Google Analytics est un outil qui enregistre votre activité de navigation sur notre site Web. Vous trouverez de plus amples renseignements au sujet de Google Analytics en consultant les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité de Google.

Il est possible que nous utilisions des données sur le trafic sur le site Web de Google Analytics pour nous aider à comprendre comment les visiteurs utilisent notre site Web et notre appli mobile, à évaluer et à améliorer l’efficacité de nos campagnes publicitaires, et à améliorer l’expérience d’utilisateur.

We will always:

1. use all reasonable physical measures, technical tools, and organizational controls at our disposal to protect your Personal Information from misuse or inappropriate disclosures;
2. ensure through contracts that all third parties to which we transfer your Personal Information for processing comply with our Privacy Policy; and,
3. ensure that the contracts provide appropriate safeguards to protect the confidentiality of your Personal Information.

Dans toutes les circonstances, nous ferons ce qui suit :

1. Nous déploierons toutes les mesures physiques raisonnables, tous les outils techniques et tous les contrôles organisationnels dont nous disposons pour protéger vos Renseignements personnels contre les abus ou la divulgation inappropriée;
2. Nous assurerons, par l’intermédiaire des contrats, que tous les tiers auxquels nous transférons vos Renseignements personnels à des fins de traitement se conforment à notre Politique de confidentialité; et
3. Nous assurons que les contrats fournissent des mesures de sauvegarde pour protéger la confidentialité de vos Renseignements personnels.

Please email legal@squareone.ca if you wish to:

1. withdraw your consent to our collection, use, and/or disclosure of your Personal Information; and,
2. access, change, or delete your your Personal Information.

Veuillez envoyer un courriel à legal@squareone.ca si vous souhaitez :

1. retirer votre consentement de notre recueil, utilisation et/ou divulgation de vos renseignements personnels; et
2. de notre accès, modification ou de suppression de vos renseignements personnels.

Our system may make automated decisions (decisions made without human involvement) using Personal Information provided to us, regarding:

1. whether or not to offer you a policy; and,
2. what terms and conditions are applicable to your policy.

À l’aide des Renseignements personnels fournis, il est possible que notre système prenne des décisions automatisées (des décisions sans la participation humaine) en ce qui concerne ce qui suit :

1. La décision de vous offrir une police ou non; et
2. Les conditions applicables à votre police.

The individual responsible for the protection of Personal Information is our In-House Legal Counsel. You are encouraged to contact legal@squareone.ca to:

1. get answers to any questions you may have with respect to our privacy policy;
2. request access to your Personal Information in our control, including transcripts of recorded calls;
3. correct any of your Personal Information that may be inaccurate;
4. request a review of an automated decision;
5. address any complaints you may have about our collection, use, disclosure, or protection of your Personal Information; or,
6. withdraw your consent to our collection, use, and/or disclosure of your Personal Information; however, this means that we may not be able to continue to provide you with insurance products and services, or the best rate on your insurance policy. Alternatively, you may specifically withdraw your consent for the use of your Personal Information for marketing purposes.

Please note that the ability to withdraw your consent to our collection, use, and/or disclosure of your Personal Information is subject to certain restrictions, which means that we will not be able to accommodate the request if we are required to retain the Personal Information due to legal, regulatory, and/or contractual obligations, including if the Personal Information is still required for the purposes for which it was collected.

You can also contact the Office of the Privacy Commissioner of Canada (or the Commission d’accès à l’information, if you are a Québec resident) if you are not satisfied with our response.

La personne responsable de la protection des Renseignements personnels est notre avocate-conseil à l’interne. Nous vous encourageons à communiquer avec legal@squareone.ca si vous souhaitez :

1. Obtenir des réponses à toute question au sujet de notre Politique de confidentialité;
2. Demander un accès à vos Renseignements personnels sous notre emprise, y compris les transcriptions des appels enregistrés;
3. Corriger des Renseignements personnels imprécis;
4. Demander une évaluation d’une décision automatisée;
5. Aborder des plaintes au sujet de notre recueil, de notre utilisation, de notre divulgation ou de notre protection de vos Renseignements personnels; ou
6. Retirer votre consentement de notre recueil, de notre utilisation et/ou de notre divulgation de vos Renseignements personnels; toutefois, cela signifie que nous ne pourrions pas continuer à vous fournir des produits et services d’assurance ou la meilleure prime pour votre police d’assurance. Autrement, vous pouvez explicitement retirer votre consentement de l’utilisation de vos Renseignements personnels à des fins publicitaires.

Veuillez noter que la possibilité de retirer votre consentement de notre recueil, de notre utilisation et/ou de notre divulgation de vos Renseignements personnels est soumise à certaines restrictions, ce qui signifie que nous ne pouvons pas accepter la demande si nous sommes obligés de conserver les Renseignements personnels en raison des obligations juridiques, réglementaires et/ou contractuelles, y compris si les Renseignements personnels sont toujours requis pour les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez également communiquer avec la Commission d’accès à l’information (si vous êtes résident du Québec) ou avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.